Rozliczanie ładowania floty i pracowników
Arteva rozlicza ładowanie aut służbowych wszędzie tam, gdzie się odbywa: przy biurze, w domu kierowcy i w trasie. Każda sesja trafia do raportu kosztów na auto i kierowcę, a stacja przy biurze obsługuje flotę, pracowników i gości na osobnych zasadach.
ARTEVARaport floty
WRZESIEŃ · PRZYKŁAD
Raport wysłany do księgowości
Jak rozliczać ładowanie aut służbowych
Służbowe auto elektryczne ładuje się w trzech miejscach: w firmie, w domu kierowcy i w trasie. Każde wymaga innego rozliczenia, a księgowość potrzebuje jednego zestawienia.
- 1
W firmie
Sesje na stacjach przy biurze przypisują się do kierowcy i auta przez kartę RFID albo aplikację. Firma widzi zużycie w kWh i koszt, bez ręcznego spisywania liczników.
- 2
W domu kierowcy
Domowa stacja podłączona do platformy mierzy energię służbowego auta. Kierowca oznacza sesje prywatne, a system co miesiąc wylicza zwrot według stawki za kWh ustalonej przez firmę.
- 3
W trasie
Kierowcy ładują na stacjach publicznych przez aplikację Arteva, także w roamingu w ponad 30 krajach. Historia sesji, paragony i faktury są w jednym miejscu.
Jak ująć zwrot kosztów ładowania w domu w podatkach i dokumentach pracowniczych, ustal z księgowością — zależy to od umowy z pracownikiem. Arteva dostarcza dane: kWh, daty i koszt każdej sesji.
ZASADY DOSTĘPU · PRZYKŁAD
Kto, kiedy i za ile ładuje
Każda grupa kierowców ma własne zasady: godziny, cenę i limit. Flota ładuje w nocy bez opłat, pracownicy płacą preferencyjną stawkę za prywatne auta, a po godzinach stacja może zarabiać na kierowcach z zewnątrz.
- Karty RFID
- wydawanie, blokowanie, przypisanie karty do konkretnego auta
- Aplikacja Arteva
- start kodem QR z konta pracownika
- Grupy kierowców
- osobne godziny, ceny i priorytety ładowania
- Rozliczenie firmowe
- firma płaci za sesje służbowe, limit wydatków na pracownika
- Po wyczerpaniu limitu
- kierowca może dokończyć sesję na prywatnej karcie
- Sesje prywatne
- pracownik płaci sam, firma niczego nie refakturuje
Kilkanaście aut na jednym przyłączu
Flota wraca do bazy wieczorem i podłącza się naraz. Zamiast płacić za wyższą moc przyłączeniową, ustawiasz limit dla stacji, a system dzieli go między auta w czasie rzeczywistym.
Najpierw ładują się auta, które najwcześniej wyjeżdżają, i te z najmniej naładowaną baterią. Samochody gości i pracowników dostają resztę mocy.
Jak działa zarządzanie mocąStacje ładowania dla flot z montażem — oferta ArineaPODZIAŁ MOCY · PRZYKŁAD
Limit obwodu ........... 60 kW
Najpierw auta, które wcześniej wyjeżdżają
KOSZTY WG AUT · PRZYKŁAD
Wrzesień
Pełny raport: 12 aut · XLSX
Raporty kosztów dla floty i księgowości
Koniec miesiąca nie oznacza zbierania paragonów. Raport kosztów przychodzi sam, w podziale na kierowców, auta i stacje, a faktura zbiorcza obejmuje wszystkie sesje służbowe.
- Podział kosztów
- według kierowcy, pojazdu, stacji i miejsca ładowania
- Wysyłka automatyczna
- raport e-mailem co tydzień lub co miesiąc, w CSV i XLSX
- Faktura zbiorcza
- jedna faktura na firmę za wszystkie sesje w miesiącu
- Auto na paragonie
- numer pojazdu na dokumencie każdej sesji
- API
- dane o sesjach i kosztach prosto do systemu flotowego lub księgowego
Firmowa stacja, która zarabia po godzinach
W nocy i w weekendy stacja przy biurze często stoi pusta. Możesz ją wtedy udostępnić kierowcom z zewnątrz: pojawi się w aplikacji Arteva i w roamingu, a przychód z sesji pokryje część kosztów floty.
Pamiętaj, że stacja dostępna dla wszystkich staje się stacją ogólnodostępną — z badaniem UDT, rejestracją w EIPA i płatnością ad hoc zgodną z AFIR. Według UDT badania wymaga też stacja niepubliczna, na której świadczysz usługę ładowania, np. pracownikom.
Pytania firm i flot
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Najprościej przez system, który przypisuje każdą sesję do kierowcy i auta. Na stacjach firmowych robi to karta RFID albo aplikacja, a raport miesięczny pokazuje kWh i koszt na auto. Te dane trafiają do księgowości jako podstawa rozliczenia.
Domową stację pracownika podłącza się do platformy. Mierzy ona energię zużytą przez auto służbowe, pracownik oznacza sesje prywatne, a system co miesiąc wylicza kwotę zwrotu według stawki za kWh ustalonej przez firmę. Sposób ujęcia zwrotu w podatkach ustal z księgowością.
Tak. Stację ustawiasz jako prywatną dla wybranych grup — floty, pracowników albo gości — z dostępem przez kartę RFID lub aplikację. Możesz też otworzyć ją dla wszystkich w wybranych godzinach.
Więcej, niż wynika z prostego dodawania mocy. Dynamiczne zarządzanie mocą dzieli dostępny limit między ładujące auta i nie pozwala go przekroczyć. Ile punktów ma sens, liczymy na podstawie mocy umownej i tego, ile aut ładuje się jednocześnie.
Stacja ogólnodostępna — zawsze. Według UDT badania wymaga też stacja niedostępna publicznie, jeśli świadczy się na niej usługę ładowania; nie dotyczy to prywatnych punktów i punktów niepublicznych o mocy do 3,7 kW. Przed uruchomieniem warto to sprawdzić dla konkretnej stacji.
Tak. Pracownicy mogą mieć własną, preferencyjną stawkę i płacić kartą w aplikacji, więc firma nie musi niczego refakturować. Sesje prywatne i służbowe są w raportach rozdzielone.
Tak. Dla każdego pracownika ustawiasz limit w rozliczeniu firmowym. Gdy się wyczerpie, kierowca może dokończyć sesję na prywatnej karcie, a aplikacja pokazuje powód.
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na biuro@arinea.pl lub zadzwoń: +48 222 662 777
Policzmy ładowanie Twojej floty
Powiedz, ile masz aut, gdzie nocują i jaką moc ma przyłącze. Zaproponujemy liczbę stacji, zasady dostępu i sposób rozliczeń.
Umów konsultacjęZLECENIE · KONSULTACJA